Организация делопроизводства на малом предприятии

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Для организаций, учреждений, предприятий и фирм назовем их юридическими лицами , входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной конкретной номенклатуры дел является примерная номенклатура дел. Примерная номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов, носящий рекомендательный характер. Какие же цели и задачи преследуются при составлении Примерной номенклатуры дел? В первую очередь она предназначена для того, чтобы, как мы уже говорили, облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру. Примерная номенклатура дел в этом смысле является базой основанием для создания номенклатур дел конкретных организаций.

Номенклатура дел

Красавин 23 декабря г. После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним.

Инжиниринговый центр · Каталог инновационных разработок · Малые инновационные предприятия Настоящая «Типовая номенклатура дел» представляет собой В номенклатуру дел входят документы (Дб) сформированные в папки (Дп) и журналы (Дж), что . Международного нефтегазового бизнеса.

Оптимизация документооборота и архивирование Успех любой деятельности зависит от целого ряда факторов, и чем сложнее процесс, тем больше тонкостей и деталей нужно учесть, чтобы добиться положительного результата. Но какой бы ни была задача, в первую очередь стоит позаботиться о хорошей системе документооборота, которая способствует правильному планированию и организации работ. Часто складывается, что из года в год система документооборота на предприятии не претерпевает значительных изменений, что значительно снижает эффективность бизнес-процессов в постоянно меняющихся условиях конъюнктуры рынка.

Важно помнить, что чем больше предприятие и его управленческий аппарат, тем большее количество документов разнообразных типов используется в работе. А это значит, что возрастает и сложность процессов обработки документов. При этом значительная часть вопросов оптимизации решается организационными управленческими способами. огласование, подготовка проектов, подписание договорных документов, доведение до исполнителей и др. абора с документами в электронном виде, электронные способы передачи и учета информации, использование электронно-цифровой подписи.

Контроль обязательств, сроков и условий.

Когда составляется номенклатура дел на год Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на год, составленная в 4-м квартале го, начинает заполняться с Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов частей.

Индекс. дела. Заголовок дела. Срок хранения. Примечание. 1. 2. 3. 4. Организация и управление. Штатное расписание предприятия.

Передача документов в архив. Систематизация и хранение документов являются важными организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, т. Проблема систематизации рассматривается в предлагаемом курсе как комплекс вопросов, связанных с упорядоченностью, классификацией и эшелонированием документной информации для практического применения на предприятиях и в организациях различного статуса. В рассматриваемой теме предлагается подойти к проблеме систематизации и хранения документов как к самостоятельной совокупности документирования.

Номенклатура дел Систематизировать — значит распределить элементы объекта документной информации по признакам родства, сходства, т. В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: Номинальный признак — это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация приказы, протоколы, акты и т. Предметно-вопросный признак — это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду.

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом. Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области. Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам к примеру, балансовые отчеты предприятия за — годы.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Она определяет порядок группировки документов в дела, сроки их хранения, является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также для учета дел временного срока хранения для их своевременного выделения к уничтожению. Сводная номенклатура дел разрабатывается службой делопроизводства или лицом, назначенным ответственным за делопроизводство в администрации муниципального образования, на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Затем она согласовывается с экспертной комиссией ЭК администрации муниципального образования и с архивным учреждением. После этого сводная номенклатура дел администрации утверждается главой муниципального образования и готова к внедрению в делопроизводство. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство и подписывается руководителем структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел следует учитывать действующие нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления ДОУ и Основные правила работы архивов организаций, Москва,

Рассмотрение номенклатур дел, подготовленных источниками представленную комитетом по развитию малого, среднего бизнеса и.

Номенклатура дел Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел. Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Существует три вида номенклатур дел: Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности.

Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов.

Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

Номенклатура дел. Правила формирования и оформления

Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел. Именно это и определяет актуальность темы в современном документообороте Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел.

Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности.

Для организаций, учреждений, предприятий и фирм назовем их юридическими лицами , входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной конкретной номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.

Номенклатура дел. Документной теория информации практика и финансовый анализ предприятия. Малого и среднего бизнеса анализ.

Передача документов в архив. Систематизация и хранение документов являются важными организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, т. Проблема систематизации рассматривается в предлагаемом курсе как комплекс вопросов, связанных с упорядоченностью, классификацией и эшелонированием документной информации для практического применения на предприятиях и в организациях различного статуса.

В рассматриваемой теме предлагается подойти к проблеме систематизации и хранения документов как к самостоятельной совокупности документирования. Номенклатура дел Систематизировать — значит распределить элементы объекта документной информации по признакам родства, сходства, т. В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: Номинальный признак — это группировка в одно дело документов одного вида.

Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация приказы , протоколы , акты и т. Предметно-вопросный признак — это совокупность документной информации , ее объединение по типизированному виду. Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом. Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области.

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам к примеру, балансовые отчеты предприятия за — годы. Экспертный признак учитывает сроки хранения документов постоянного хранения — свыше 10 лет и временного хранения — до 10 лет.

Глава 1. Номенклатура дел, ее сущность и содержание

Обязательность утверждения и ответственность за ее отсутствие или неправильное применение Что такое номенклатура дел в организации и зачем она нужна? Номенклатура для современного делопроизводства — это реестр дел, создаваемый в организации в определенном порядке. Он содержит полную картину ведения документооборота подразделениями, отделами предприятия, сроки хранения деловых бумаг.

Анализ и оптимизация бизнес-процессов работы с договорами, Разработка нормативно-справочной информации номенклатура дел, места .

Нужен образец номенклатуры дел отдела кадров Ответ Номенклатура дел — один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться. Направляем Вам примерный образец номенклатуры дел кадровой службы. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версии для коммерческих организаций: Как составить номенклатуру дел в кадровой службе Что такое номенклатура дел Номенклатура дел — один из основных документов, который должен быть разработан в организации.

Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы. Виды номенклатур Различают три вида номенклатуры дел: Типовая номенклатура дел предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных организациях.

Номенклатура дел бухгалтера малого предприятия или ИП

Если организационная структура, деятельность и функции относительно стабильны, то в последнем квартале текущего года номенклатура дел организации только уточняется, переоформляется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Но в этом году начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв.

Это потребует от каждой службы делопроизводства проведения серьезной аналитической работы. Необходимо сравнение действующей в организации номенклатуры дел конкретных заголовков дел и сроков хранения с названиями категорий документов и обобщенными наименованиями видов документов, которые закреплены в статьях Перечня. Следует изучить установленные Перечнем новые сроки хранения и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел вашей организации в следующем году а при необходимости - уточнить заголовки дел и обязательно переоформить ссылки на номера статей нового Перечня при указании сроков хранения дел.

Зачем нужна номенклатура дел?

Как правильно оформлять образец сводной номенклатуры дел организации в году.

Драгин по делопроизводству Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО"Малый кадр" единую систему подготовки и качественного оформления документов, правила рациональной организации их учета, поиска, контроля за исполнением и хранения. Инструкция разработана с учетом использования во всех отделах ЗАО"Малый кадр" автоматизированной системы"", предназначенной для составления документов, их регистрации, контроля за исполнением с помощью персональных компьютеров.

Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются секретарем генерального директора ЗАО"Малый кадр". Обеспечение ЗАО"Малый кадр" оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями осуществляет административный отдел. Обеспечение компьютерного обслуживания делопроизводственных операций осуществляет сектор информационных технологий. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в отделах возлагается на директоров ЗАО"Малый кадр", курирующих соответствующие отделы.

Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов 2.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

В данном случае уже по названию можно понять, какие документы находятся в этом деле. Созданная по такому виду номенклатура станет понятной любому заинтересованному лицу, спустя несколько лет, когда предприятие наберет обороты, а перечень дел, которым занимается предприятие, будет значительным. На основании функционального вида документы классифицируются в зависимости оттого, кем они были созданы и чем занимается данный отдел предприятия. Например, перечень номенклатуры может выглядеть так: В данном случае этот вид номенклатуры не всегда может быть удобен, потому что в конкретном деле нередко оказываются документы, которых там на самом деле не должно быть.

Номенклатура дел Систематизация документов. Номенклатура дел Систематизировать — значит распределить элементы объекта ( документной.

Нужно лишь сообщить необходимые данные о делопроизводстве вашей организации, и в установленный срок Вы получите полностью готовый для внедрения и эксплуатации документ. Номенклатура дел — это важный, но зачастую недооцененный элемент деятельности организации. Если вы работаете в государственном или муниципальном учреждении, то составление номенклатуры для вас — обязательная процедура. Однако коммерческая организация точно также нуждается в этом многофункциональном документе.

Каждое предприятие, от малого бизнеса до крупной корпорации, заинтересовано в том, чтобы не терять трудовые договора с сотрудниками, акты и любые другие хозяйственные, кадровые или финансовые документы. А номенклатура дел обеспечивает быстрый поиск документа среди десятков или сотен других, помогает правильно формировать и оформлять дела, учитывает порядок и сроки их хранения.

Грамотно составленная номенклатура дел на год — это основа упорядоченного, эффективного делопроизводства в организации. Тем более, что для этого необязательно постоянно обращаться к бумажным версиям дел или архивных перечней — номенклатура дел организации современного образца не только составляется, но и согласуется в электронном виде.

Урок 12. Номенклатура дел ПО"Кадровый учет". Опись дел.Реестр документов. Архивное дело